Varför digitaliseras årsmötet 22-23 maj 2020

På grund av rådande situation kommer EFS årsmöte 2020 att hållas på distans – digitalt. Här förklaras hur det går till.

Inställd årskonferens – inte inställt årsmöte!

EFS och Salts ledning har beslutat att ställa in EFS och Salts årskonferenser i Jönköping. Detta är ett nödvändigt beslut på grund av rådande omständigheter med smittspridning av Covid-19. Folkhälsomyndighetens avrådan från inrikes resor samt regeringens beslut att förbjuda större samlingar. Även om beslutet har varit nödvändigt har det ändå varit smärtsamt. Årskonferensen är en viktig mötesplats – och för många – en höjdpunkt under året.

Eftersom det inte är möjligt att ställa in årsmötet, bland annat på grund av EFS stadgar, har EFS styrelse beslutat att genomföra EFS årsmöte på distans. I korta ordalag kommer årsmötet genomföras med hjälp av ett digitalt röstnings- och diskussionsverktyg.

VoteIT – digitalt verktyg för årsmöte

För årsmötet kommer vi att använda oss av det digitala verktyget VoteIT, som är en erfaren leverantör av system för digitala årsmöten. De kommer att bistå med upplägg, teknisk support m.m. Digitaliseringen påverkar ombudsanmälan, hur fullmaktsgranskningen går till, samt hur diskussion, röstning, förslag och yrkanden kommer att ske under årsmötet.

Kalender – när sker vad?

Använd inte denna – visas inte
Ombudsregistrering 7 april–5 maj

Processen av fullmakter och fullmaktsgranskning ersätts av en ombudsregistrering. En länk för att registrera vem som representerar din förening har skickats ut till din ordförande under v 15 via e-post. I mejlet står det hur många ombud din förening har rätt att anmäla. 

OBS. För att kunna genomföra årsmötet digitalt behöver varje ombud dels ha en personlig e-postadress, samt ha tillgång till en enhet med webbläsare (smarttelefon, surfplatta eller dator). För varje ombud ska du registrera förnamn, efternamn, e-postadress, födelseår. 

I ombudsanmälan anges också suppleanter och deras e-postadress. Suppleanten får tillgång till systemet (läs- och yttranderättigheter) genom inbjudan. Om en suppleant ersätter ett ombud behöver suppleanten meddela detta för att få tilldelas röstbehörighet i VoteIT. Kontakta  i så fall ombud@efs.nu

Tillgång till VoteIT 8 maj

Runt den 8 maj kommer alla ombud som registrerats av föreningar få ett mejl med inbjudan att skapa en användare i VoteIt. Registrerade ombud får genom att använda mejlet rättighet att läsa, samtala och när årsmötet inleds lägga förslag och rösta. Suppleanter får rättighet att läsa och samtala. Om du inte är ombud kommer det gå att själv registrera sig för att få läsrättigheter. Som EFS-medlem kan du också höra av dig till EFS riks om du vill få rätt att yttra dig (skriva) i VoteIt.

Digital årsmötesskola 8-21 maj

Den 8 maj öppnar en årsmötesskola i VoteIT. Mellan den 8-21 maj behöver du som ombud bekanta dig med systemet och testa de olika funktionerna innan årsmötet öppnar den 22 maj. I menyn till vänster, under “Pågående”, finns det ett antal fiktiva ärenden som du kan rösta om, lägga förslag på och skriva kommentarer. Innan årsmötets öppnande bör du ha läst igenom samtliga fiktiva ärenden, samt genomfört minst en omröstning, skrivit ett förslag och en kommentar. Detta är nödvändigt för att du ska kunna vara så förberedd som möjligt när årsmötet drar igång, liksom för att du ska hinna få den support och hjälp du behöver.

Frågor om årsmöteshandlingarna 8-21 maj

Från och med den 8 maj kommer du också kunna se och läsa om årsmötets dagordningspunkter i VoteIt. Dagordningspunkterna finns under “Kommande” i menyn till vänster. I varje dagordningspunkt finns tillhörande handling som du kan läsa och ställa frågor på. I vissa av dagordningspunkterna finns det även en inspelad föredragning som du kan titta på. För att ställa din fråga klickar du på “Nytt inlägg” i diskussionsspalten, skriver din fråga och klickar sedan på “Spara”. Då kommer ditt inlägg att synas för alla, och ansvarig för respektive årsmöteshandling kommer sedan att svara på ditt inlägg.

Diskussionsspalten finner du i dagordningspunkten, längst ner på sidan. Det är den högra spalten.

Observera att det inte är möjligt att lägga förslag på årsmötets dagordningspunkter förrän årsmötet öppnar den 22 maj.

EFS årsmöte 22-23 maj

I enlighet med kallelsen kommer EFS årsmöte genomföras 22-23 maj. Årsmötet kommer inledas och avslutas med en Live-sändning på efsplay.nu och i systemet VoteIt. Därefter behandlas årsmötets dagordningspunkter i några steg enligt en tidsplan som fastställs av årsmötet den 22 maj. Tidsplanen reglerar när diskussion respektive beslut sker på dagordningens punkter. Mer information om detta kommer.