EFS årsmöte 27-28 maj 2022

EFS årsmöte 2022 kommer att hållas både fysiskt och med möjlighet att delta på distans – digitalt. Här förklaras hur det går till.

Hybridmöte – både digitalt och fysiskt

Under två års tid har EFS haft årsmöten digitalt via plattformen VoteIT. De digitala möjligheterna har öppnat upp för fler att delta och nya ombud att uttala sig. Vi har lärt oss mycket och sett en positiv utveckling av EFS demokrati. Detta vill vi ta med oss in i framtiden genom att kombinera det digitala med det fysiska mötet i en förhoppning att ta vara på det bästa av båda världar. I praktiken betyder detta att delar av mötet kommer att behandlas helt textbaserat i VoteIT medan andra kommer att genomföras genom livedebatt i Helsingborg arena. Alla omröstningar kommer även 2022 att genomföras i VoteIT. 

Som ombud kommer du att kunna välja mellan att vara fysiskt på plats eller att ansluta via din dator. För att kunna göra inlägg i debatten hemifrån kommer du att behöva ha en dator med både mikrofon och kamera. Därför vill vi uppmuntra er förening att välja ombud som ni tror kan hantera dessa förutsättningar på ett bra sätt.

Vi tror samtidigt på styrkan i att föra samtal i samma rum och vill uppmuntra alla ombud som har möjlighet att delta på plats i Helsingborg.

VoteIT – digitalt verktyg för årsmöte

För årsmötet 2022 kommer vi att använda oss av det digitala verktyget VoteIT, som är en erfaren leverantör av system för digitala årsmöten. De kommer att bistå med upplägg, teknisk support m.m. Digitaliseringen påverkar ombudsanmälan, hur fullmaktsgranskningen går till, samt hur diskussion, röstning, förslag och yrkanden kommer att ske under årsmötet.

Kalender – när sker vad?

Använd inte denna – visas inte
EFS årsmöte 27-28 maj

I enlighet med kallelsen kommer EFS årsmöte genomföras 27-28 maj. Årsmötet kommer inledas och avslutas med en Live-sändning på efsplay.nu och i systemet VoteIt. Fredagens ärenden kommer att behandlas textbaserat i verktyget VoteIT, med fokus på föregående år. Lördag den 29 maj kommer att behandla kommande år genom live-debatt i Helsingborg arena, men möjlighet att delta på distans digitalt via dator med kamera och mikrofon. Alla omröstningar kommer att ske i det digitala verktyget VoteIT oavsett om man är på plats i Helsingborg eller deltar digitalt.

Tidsplanen reglerar när diskussion respektive beslut sker på dagordningens punkter. Mer information om detta kommer.

Ombudsregistrering

Processen av fullmakter och fullmaktsgranskning ersätts av en ombudsregistrering. En länk för att registrera vem som representerar din förening skickas ut till din ordförande via e-post. I mejlet står det hur många ombud din förening har rätt att anmäla.

OBS. För att kunnaröst i systemet VoteIT behöver varje ombud dels ha en personlig e-postadress, samt ha tillgång till en enhet med webbläsare (smarttelefon, surfplatta eller dator). För varje ombud ska du registrera förnamn, efternamn, e-postadress, födelseår. För de som är på plats i Helsingborg utan att ha tillgång till enhet med webbläsare finns support på plats. 

I ombudsanmälan anges också ersättare och deras e-postadress. Ersättare får tillgång till systemet (läs- och yttranderättigheter) genom inbjudan. Om en någon ersätter ett ombud behöver ersättaren meddela detta för att få tilldelas röstbehörighet i VoteIT. Kontakta  i så fall ombud@efs.nu

Tillgång till VoteIT 13 maj

Runt den 13 maj kommer alla ombud som registrerats av föreningar få ett mejl med inbjudan att skapa en användare i VoteIT. Registrerade ombud får genom att använda mejlet rättighet att läsa, samtala och när årsmötet inleds lägga förslag och rösta. Ersättare får rättighet att läsa och samtala. Om du inte är ombud kommer det gå att själv registrera sig för att få läsrättigheter. Som EFS-medlem kan du också höra av dig till ombud@efs.nu om du vill få rätt att yttra dig (skriva) i VoteIT.

Vi vill uppmuntra alla föreningar att gemensamt titta på underlag och videor i VoteIT  inför årsmötet i god tid innan mötet startar.  

Digital årsmötesskola 13 maj -26 maj

Den 13 maj öppnar en årsmötesskola i VoteIT. Mellan den 13 maj-26 maj behöver du som ombud bekanta dig med systemet och testa de olika funktionerna innan årsmötet öppnar den 27 maj. I menyn till vänster, under “Pågående”, finns det ett antal fiktiva ärenden som du kan rösta om, lägga förslag på och skriva kommentarer. Innan årsmötets öppnande bör du ha läst igenom samtliga fiktiva ärenden, samt genomfört minst en omröstning, skrivit ett förslag och en kommentar. Detta är nödvändigt för att du ska kunna vara så förberedd som möjligt när årsmötet drar igång, liksom för att du ska hinna få den support och hjälp du behöver.

Frågor om årsmöteshandlingarna 13 maj-27 maj

Från och med den 13 maj kommer du också kunna se och läsa om årsmötets dagordningspunkter i VoteIt. Dagordningspunkterna finns under “Kommande” i menyn till vänster. I varje dagordningspunkt finns tillhörande handling som du kan läsa och ställa frågor på. I vissa av dagordningspunkterna finns det även en inspelad föredragning som du kan titta på. För att ställa din fråga klickar du på “Nytt inlägg” i diskussionsspalten, skriver din fråga och klickar sedan på “Spara”. Då kommer ditt inlägg att synas för alla, och ansvarig för respektive årsmöteshandling kommer sedan att svara på ditt inlägg.

Diskussionsspalten finner du i dagordningspunkten, längst ner på sidan. Det är den högra spalten.