Hur genomförs EFS årsmöte digitalt?

EFS årsmöte 2021 genomförs genom ett så kallat textbaserat årsmöte i systemet VoteIT. Mötets öppnande och avslutning kommer att livesändas i systemet men övriga delar genomförs genom att ombud och deltagare på årsmötet läser, ser förinspelade föredragningar, samtalar, lägger förslag och röstar i VoteIT. Allt görs hemifrån framför en egen dator.

Vad innebär det för mig som ombud?

Som ombud kommer man behöva vara tillgänglig under båda dagarna. Viktigt är att du som ombud registrerar ditt konto i VoteIT innan röstlängden fastställs för att ha rösträtt under mötet. Årsmötet beräknas starta kl 8 den 14 maj och avslutas kl 19 den 15 maj. Detta betyder inte att man behöver sitta framför datorn hela tiden, utan man loggar in vid några tidpunkter under dagen för att skriva inlägg och/eller rösta.  Tidsplanen kommer kunna läsas i årsmöteshandlingen som heter “Föredragninslista med tidsplan” fr o m den 23 april. Parallellt med årsmötet kommer dock en digital uppbyggelsekonferens pågå via livesändningar – för den som önskar mer innehåll mellan punkterna. 

Tidsplan för EFS årsmöte

Tillsammans med dagordningen utgör en tidsplan om när vilka dagordningspunkter diskuteras respektive röstas om grunden för ett digitalt textbaserat årsmöte. Tidsplanen tydliggörs i årsmöteshandlingen med dagordningen för mötet och kommer att beslutas om i inledningen av årsmötet.

Tidsplanen följer följande struktur:

Vad säger EFS stadgar om ett digitalt årsmöte?

EFS stadgar skrevs inte med en pandemi i åtanke. Innan beslut fattades om att genomföra årsmötet digitalt har både EFS revisorer och några erfarna EFS:are gått igenom EFS stadgar. Vi har identifierat 4 punkter som påverkas av digitaliseringen. Nedan följer stadgarna och kommentarer, med föreslagen tolkning.

Använd inte denna – visas inte
§4.3.5 Ombud vid EFS årsmöte

4.3.5 Ombud vid EFS årsmöte skall vara inrapporterad medlem försedd med fullmakt från årsmöte, protokollfört föreningsmöte eller styrelsesammanträde, där styrelse medgetts rätt att utse ombud. Fullmakten skall vara utfärdad för viss namngiven person. Ersättare skall anges i den ordning de har rätt att inträda.

Kommentar: Ombudsregistreringen sker genom ett specialutformat formulär som skickas per mejl med en unik länk till varje ordförande i en förening/grupp. I denna registrerar ordföranden ombuden och anger ombudens personliga e-postadresser. Utifrån detta skickas sedan en personlig inbjudan ut till ombuden per e-post. Eftersom det bara är de anmälda ombuden, med fullmakt, som får inbjudan fungerar detta också som fullmaktsgranskning. VoteIts identitetskontroll bygger på e-postadress, så ombudet behöver ha en fungerande e-postadress som är personlig.

§4.4.2 Varje närvarande ombud har rösträtt med en röst.

4.4.2 Varje närvarande ombud har rösträtt med en röst.

Kommentar: När detta skrevs var fysisk närvaro i åtanke, men på grund av den rådande situationen rekommenderar styrelsen att årsmötet tolkar närvaro som digital närvaro genom att vara inloggad i VoteIt. Varje ombud har fortfarande rösträtt med en röst.

§4.6.3 Val av rösträknare.

4.6.3 Val av rösträknare.

Kommentar: Eftersom VoteIt har ett inbyggt system för röstning och rösträkning, rekommenderar styrelsen att årsmötet väljer VoteIt som rösträknare.

§ 4.7 Val av styrelseledamöter

§ 4.7 Val av styrelseledamöter sker med relativ majoritet och görs med slutna sedlar.

Kommentar: Omröstning med slutna sedlar syftar till en helt anonym och kontrollerbar omröstning. Röstning i VoteIt uppfyller dessa krav utifrån systemets design. Styrelsen rekommenderar därför årsmötet att godkänna röstning via VoteIt som likvärdigt “slutna sedlar.” Även omröstningsberäkningen i VoteIt sker med relativ majoritet.

Kommer motionerna behandlas på EFS årsmöte?

Inför EFS årsmöte 2021 har det inkommit fyra motioner. 2020 beslutade årsmötet att bordlägga behandling av inkomna motioner i enlighet med styrelsens förslag. Årsmötesmotionerna består därav utav tre motioner från 2020 och en motion till årsmötet 2021. Även om det är önskvärt med diskussionsfrågor i ett forum där ombud och motionärer kan se varandra kan inte motioner skjutas upp hur länge som helst. Då Corona-pandemin är ett faktum även 2021 behöver vi hitta vägar framåt på distans. Därför utgår vi från att behandla årsmötesmotionerna i VoteIT, med vetskap om att flertalet av EFS ombud nu har erfarenhet av digitalt årsmöte.