Tidsplan för EFS årsmöte

Tillsammans med dagordningen utgör en tidsplan om när vilka dagordningspunkter diskuteras respektive röstas om grunden för ett digitalt textbaserat årsmöte. Tidsplanen tydliggörs i årsmöteshandlingen med dagordningen för mötet och kommer att beslutas om i inledningen av årsmötet.

Tidsplanen följer följande struktur:

Hur genomförs EFS årsmöte som ett hybrid-möte?

På EFS årsmöte 2022 genomförs delar av dagordningen helt textbaserat genom systemet VoteIT. Likt tidigare två år kommer ombud och deltagare på årsmötet kunna läsa ser förinspelade föredragningar, samtala, lägga förslag och rösta i VoteIT. Det som är nytt för i år är att en del av årsmötet kommer att genomföras genom live-debatt på plats i Helsingborg och samtidigt med möjlighet att delta digitalt hemifrån. Som ombud kommer man alltså att kunna välja mellan att dela på plats i Helsingborg eller via sin dator på distans. Alla omröstningar kommer att ske i det digitala verktyget VoteIT likt tidigare oavsett hur man som ombud deltar i mötet. Att vara tillsammans i samma lokal underlättar samtal och därför vill styrelsen uppmuntra alla ombud att närvara på plats om möjligt.

Vad innebär det för mig som ombud?

Som ombud kommer man behöva vara tillgänglig under båda dagarna. För att göra inlägg i debatten på distans krävs en dator/enhet med kamera och mikrofon Viktigt är att du som ombud registrerar ditt konto i VoteIT innan röstlängden fastställs för att ha rösträtt under mötet. Årsmötet beräknas starta kl 8 den 27 maj och avslutas kl 19 den 28 maj. En tidsplan kommer kunna läsas i årsmöteshandlingen som heter “Föredragninslista med tidsplan” fr o m den 6 maj. 

Hur deltar man på distans?

För att delta på distans behöver du logga in i VoteIT. I VoteIT, under punkterna i dagordningen som behandlas under hybridmötet (p. 11-20), hittar du en länk för att ansluta till mötet. För att kunna synas med ljud och bild i årsmötet använder vi ett videomötessystem som kallas zoom. Som deltagare i ett Zoom möte behöver man inte ha någon licens för programmet. Man kan delta i ett videomöte genom att öppna länken till mötet direkt i sin webbläsare, men det bästa är att hämta ner programmet Zoom till sin dator eller hämta appen Zoom till surfplatta eller mobiltelefon. 

Här du läsa mer om zoom och hur du ansluter digitalt till årsmötet i en användarguide.

Vad säger EFS stadgar om ett digitalt årsmöte?

EFS stadgar skrevs inte med en pandemi i åtanke. Innan beslut fattades om att genomföra årsmötet digitalt har både EFS revisorer och några erfarna EFS:are gått igenom EFS stadgar. Vi har identifierat 4 punkter som påverkas av digitaliseringen. Nedan följer stadgarna och kommentarer, med föreslagen tolkning.

Använd inte denna – visas inte
§4.3.5 Ombud vid EFS årsmöte

4.3.5 Ombud vid EFS årsmöte skall vara inrapporterad medlem försedd med fullmakt från årsmöte, protokollfört föreningsmöte eller styrelsesammanträde, där styrelse medgetts rätt att utse ombud. Fullmakten skall vara utfärdad för viss namngiven person. Ersättare skall anges i den ordning de har rätt att inträda.

Kommentar: Ombudsregistreringen sker genom ett specialutformat formulär som skickas per mejl med en unik länk till varje ordförande i en förening/grupp. I denna registrerar ordföranden ombuden och anger ombudens personliga e-postadresser. Utifrån detta skickas sedan en personlig inbjudan ut till ombuden per e-post. Eftersom det bara är de anmälda ombuden, med fullmakt, som får inbjudan fungerar detta också som fullmaktsgranskning. VoteIts identitetskontroll bygger på e-postadress, så ombudet behöver ha en fungerande e-postadress som är personlig.

§4.4.2 Varje närvarande ombud har rösträtt med en röst.

4.4.2 Varje närvarande ombud har rösträtt med en röst.

Kommentar: När detta skrevs var fysisk närvaro i åtanke, men på grund av den rådande situationen rekommenderar styrelsen att årsmötet tolkar närvaro som digital närvaro genom att vara inloggad i VoteIt. Varje ombud har fortfarande rösträtt med en röst.

§4.6.3 Val av rösträknare.

4.6.3 Val av rösträknare.

Kommentar: Eftersom VoteIt har ett inbyggt system för röstning och rösträkning, rekommenderar styrelsen att årsmötet väljer VoteIt som rösträknare.

§ 4.7 Val av styrelseledamöter

§ 4.7 Val av styrelseledamöter sker med relativ majoritet och görs med slutna sedlar.

Kommentar: Omröstning med slutna sedlar syftar till en helt anonym och kontrollerbar omröstning. Röstning i VoteIt uppfyller dessa krav utifrån systemets design. Styrelsen rekommenderar därför årsmötet att godkänna röstning via VoteIt som likvärdigt “slutna sedlar.” Även omröstningsberäkningen i VoteIt sker med relativ majoritet.

Kommer motioner behandlas på EFS årsmöte 2022?

Inför EFS årsmöte 2022 har det inkommit en motion. Denna kommer att behandlas lördag den 28 maj under tiden för livedebatt tillsammans med övriga frågor som gäller kommande år.