För dig som är ombud
Allt du behöver veta som är ombud vid EFS årsmöte
Förhållningsregler och vett och etikett i ett textbaserat årsmöte
Alla inlägg i detta årsmöte behöver följa dessa regler. Inlägg i VoteIT som bryter mot dessa kommer att modereras.
- Håll god ton och var respektfull och artig.
- Håll dig till det aktuella ärendet i dagordningspunkten.
- Inga personpåhopp får förekomma.
- Vid styrelseval är det bara tillåtet att plädera för någon.
Dessutom:
- Det är alltid slagkraftigare att lyfta fram vad du tror på än att klanka ned på det du inte tror på.
- Tänk på att ironi och sarkasm lätt kan missuppfattas i text.
- På internet blir man ibland lite modigare än vad man skulle vara annars. Säg bara det du skulle vilja och våga säga till någon ansikte mot ansikte.
Tekniska krav för att delta i årsmötet
Måndag–Torsdag
För alla ombud
För att vara engagerad i årsmötet måndag-torsdag behöver varje ombud ha:
- Dator, telefon eller surfplatta med webbläsare (tex Chrome)
- Åtkomst till inkorgen för den mejladress som registrerats som din i ombudsregistreringen.
- Internetuppkoppling
- En användare i VoteIT med den mejladress som registrerats som din i ombudsregistreringen. Information om hur du skapar detta kommer per mejl den 29 april.
Fredag
Använd inte denna – visas inte
För dig som är på plats i Örebro
- Dator, telefon eller surfplatta med webbläsare (tex Chrome)
- Åtkomst till inkorgen för den mejladress som registrerats som din i ombudsregistreringen från den enhet du har med dig
- En användare i VoteIT med den mejladress som registrerats som din i ombudsregistreringen.
För dig som deltar på distans
- Dator, telefon eller surfplatta med mikrofon och videokamera.
- God internetuppkoppling för ett videomöte
- Webbläsare på datorn (tex Chrome) eller appen Zoom för dator/mobil enhet.
- En användare i VoteIT med den mejladress som registrerats som din i ombudsregistreringen
Vanliga frågor som ombud
Om EFS årsmöte
Använd inte denna – visas inte
Hur genomförs EFS årsmöte 2024?
Även i år kommer vi använda digitala verktyg för att genomföra EFS årsmöte. Årsmötet kommer att öppnas som ett textbaserat möte på plattformen VoteIT måndagen den 6 maj. Fredagen den 10 maj fortsätter årsmötet live i Örebro, med möjlighet att delta på distans via videokonferens även som ombud.
Vad säger EFS stadagar om digitala årsmöten?
När röstar jag?
Tider för omröstning fastställs i samband med punkt två på dagordningen: Fastställande av föredragningslista med tidsplan. Förslaget till tidsplan hittar du här: https://www.efs.nu/arsmoteshandlingar.
Omröstningar sker:
6 maj kl 20.00-21.00 (punkt 2-6 på dagordningen)
9 maj kl 16.00-20.00 (punkt 7-12 på dagordningen)
10 maj kl 13.00-17.00 (inga exakta tider för de två omröstningsblocken, utan dessa följer rytmen i det pågående årsmötet som du som ombud deltar i antingen på plats i Örebro eller via Zoom)
Jag är inte ombud med vill vara med i årsmötet: hur gör jag?
Alla EFS medlemmar har yttranderätt vid EFS årsmöte. Personer som inte ännu är medlemmar är välkomna med som åhörare.
För att delta i VoteIT utan att vara föranmäld gör du följande:
- Gå till EFS.voteit.se i webläsaren
- Logga in och skapa dig en användare (instruktion om hur du gör detta finns här!)
- Leta upp årsmötet under dina möten eller klicka på länken till EFS årsmöte 2024 i högerspalten.
- Om du vill få möjlighet att yttra dig kontaktar du ombud@efs.nu och begär att få yttranderätt i mötet. Mötesledningen granskar att du finns med i EFS medlemsregister och ger dig sedan rätt behörighet i systemet.
För att delta i hybridmöte kan du antingen vara på plats på årsmöteskonferensen eller logga in i VoteIT enligt ovan och där klicka på länken till videokonferensen för mötet.
Att vara ombud
Använd inte denna – visas inte
Vad behöver jag göra som ombud?
Alla ombud på årsmötet behöver vara engagerade via dator eller mobil i det textbaserade mötet i VoteIT måndag 6 maj till fredag 10 maj. Under dessa dagar loggar du som ombud in i systemet och engagerar dig i samtalet när du har möjlighet. Omröstningar sker under de tider som framgår av föredragningslistan. Varje omröstningsblock tar för dig som ombud 5-10 minuter att genomföra, så du väljer själv när under varje omröstningsblock du genomför röstningen.
Årsmötet kommer att ajourneras varje kväll kl 21.00 och öppnas återigen morgonen därpå kl 08.00.
Måndag 6 maj: Årsmötet öppnar i Zoom kl. 19.30. Omröstning för punkt 2-6 är därefter öppen i VoteIT kl 20.00-21.00.
Tisdag 7 maj: Årsmötet öppnar i VoteIT kl. 08.00 och ajourneras kl. 21.00. Under denna tid är det möjligt att samtala, lämna förslag och ställa frågor i punkt 7-17.
Onsdag 8 maj: Årsmötet öppnar i VoteIT kl. 08.00 och ajourneras kl. 21.00. Under denna tid är det möjligt att samtala, lämna förslag och ställa frågor i punkt 7-17.
Torsdag 9 maj: Årsmötet öppnar i VoteIT kl. 08.00 och pågår fram till kl. 16.00. Omröstning för punkt 7-12 är öppen kl. 16.00-20.00. Därefter ajourneras årsmötet.
Fredag 10 maj: Kl. 10.00-11.30 kan ombud på plats i Örebro delta i ett årsmötessamtal om EFS nya fokusområden. Det går inte att ansluta digitalt till detta samtal.
Kl. 13.00 öppnar årsmötet igen i VoteIT och pågår fram till ca kl. 17.00. Denna del av årsmötet genomförs som ett hybridmöte. Du som ombud kan delta på plats i Örebro eller via Zoom. För att kunna göra inlägg i debatten hemifrån under fredagen kommer man att behöva ha en dator med både mikrofon och kamera.
Under denna del av årsmötet kommer två omröstningsomgångar att genomföras, men dessa är inte tidsatta i förväg. då de måste följa rytmen i det pågående mötet. Du som ombud måste alltså vara aktiv under hela tiden kl. 13.00-17.00.
Alla omröstningar, även under fredagen, sker i VoteIT. Även ombud på plats i Örebro behöver därför antingen ha med sig en egen enhet (mobiltelefon/surfplatta/dator) eller besöka någon av de röstningsstationer som finns på plats i årsmöteslokalen.
Vi tror på styrkan i att föra samtal i samma rum och vill uppmuntra alla ombud som har möjlighet att delta på plats i Örebro.
Hur deltar man på distans på fredagen?
För att delta på distans behöver du logga in i VoteIT. I VoteIT, under punkterna i dagordningen som behandlas under hybridmötet (p. 13–19), hittar du en länk för att ansluta till mötet. För att kunna synas med ljud och bild i årsmötet använder vi ett videomötessystem som kallas zoom. Som deltagare i ett Zoom möte behöver man inte ha någon licens för programmet. Man kan delta i ett videomöte genom att öppna länken till mötet direkt i sin webbläsare, men det bästa är att hämta ner programmet Zoom till sin dator eller hämta appen Zoom till surfplatta eller mobiltelefon.
Se till att du uppfyller de tekniska kraven ovan!
Här du läsa mer om zoom och hur du ansluter digitalt till årsmötet i en användarguide
Hur går hybrid-delen av mötet till för mig som är med digitalt?
Som deltagare i årsmötet på distans behöver du i god tid på fredag logga in i VoteIT och kontrollera att du kan ansluta till Zoom. Årsmötet fortsätter kl 13.00 och då behöver du loggat in i Zoom. På fredag förmiddag kommer det finnas tillfälle att öva och testa tekniken. Länk till Zoom hittar du i VoteIT. I praktiken kommer du att ansluta till årsmötet via en länk för att via datorn begära ordet. När du begär ordet kommer du att kunna synas och höras på storbildsskärmen i lokalen, det är därför viktigt att du har fungerande ljud och bild.
Jag ska vara ombud på plats i Örebro på fredagen. Vad behöver jag tänka på?
- Kom ihåg att anmäla dig till årsmöteskonferensen!
- Delta i årsmötet textbaserat måndag-fredag.
- Se till att ta med rätt utrustning så du uppfyller de tekniska kraven ovan!
- OBS! Du behöver logga in i VoteIT i Örebro för att kunna rösta i årsmötet. Ta därför med dig egen enhet med åtkomst till din mejl samt en webbläsare.
Hur går hybrid-delen av mötet till för mig som är i Örebro?
För dig som är i Örebro är hybrid-delen av mötet på fredag väldigt likt ett vanligt fysiskt årsmöte. Du begär ordet med papperslappar via presidiet och går upp på scenen för att diskutera eller lägga förslag. Du kommer att kunna se de som begär ordet på distans via skärmar i lokalen. Det som skiljer sig från det vanliga fysiska årsmötet är att beslut inte fattas med acklamation, då alla inte är närvarande i lokalen och det därmed är svårt att bedöma
utfall. Istället fattas alla beslut via omröstning i VoteIT på utsatta tider.
Hur gör jag som ersättare för att inträda istället för ordinarie ombud?
Alla registrerade ersättare bjuds in till VoteIT med behörighet att delta i mötet utan rösträtt.
Om du som ersättare ska inträda istället för ordinarie ombud från din förening behöver du få rösträtt. Det gör du genom att kontakta supporten på ombud@efs.nu.
Vad är en tidsplan?
Tillsammans med dagordningen utgör en tidsplan grunden för ett digitalt, textbaserat årsmöte. Tidsplanen anger när de olika dagordningspunkterna ska diskuteras respektive röstas om. Tidsplanen tydliggörs i årsmöteshandlingen med dagordningen för mötet och kommer att fastställas i inledningen av årsmötet.
Tidsplanen följer följande struktur:
Vad är ett textbaserat årsmöte?
I ett textbaserat möte sker alla föredragningar, inlägg och omröstningar via text istället för tal. För att detta ska fungera behövs ett system som strukturerar rättigheter, dagordning, inlägg, förslag och omröstningar. EFS använder VoteIT som system.
I ett textbaserat årsmöte hanteras dagordningen utifrån en tidsplan när det fastställs under vilken period ett ärende diskuteras respektive beslutas om.