Ekonomi
1: Hantering av leverantörsfakturor i Rillion One
Rillion One är EFS, Johannelunds och Salts system för hantering av leverantörsfakturor. En leverantörsfaktura är en faktura som vi ska betala.
Här hanteras även utbetalningar till organisationer där faktura inte finns eller ersättning för utlägg eller återbetalning till privatpersoner. Arvode och milersättning till privatpersoner betalas inte via Rillion One utan via personalavdelningen.
1.1: Behörighet till Rillion One
Personer med attestansvar får automatiskt behörighet till systemet.
Övriga anställda får behörighet om personen utses till förkontrollant och därmed kontrollerar fakturor innan de går till den attestansvarige. Förkontrollanten är normalt samma person som beställaren och varje faktura måste godkännas av minst en förkontrollant och en attestansvarig.
1.2: Inloggning till Rillion One
Du når inloggningssidan via länken https://faktura16.centsoft.se/
1.3: Att arbeta i Rillion One
1.3.1: Filmer från systemleverantören
Systemleverantören kallar alla som godkänner fakturor för attestanter så nedanstående filmer är även till för dig som är förkontrollant.
1.3.2: Manualer
Generella manualer
- Systemleverantörens manual: Rillion One Invoice Manual
- Särskild information om hur EFS hanterar fakturor i Rillion One
- Skapa vikarie i Rillion One
För förkontrollanter på EFS och Johannelund
Förkontrollant är den person som gör ett första godkännande av fakturan.
För förkontrollanter på Salt
Förkontrollant är den person som gör ett första godkännande av fakturan.
- Lathund för dig på Salt som är förkontrollant i Rillion One
- Manual: Hantering av fakturor i Rillion One för förkontrollanter hos Salt
För attestberättigade/slutgodkännare
2: Utbetalning till extern person eller organisation då faktura saknas
Nedanstående blanketter ska användas när vi behöver göra en utbetalning trots att det inte finns en faktura. Det kan exempelvis vara när vi betalar ut ett bidrag till en organisation eller när en volontär ska ha ersättning för utlägg eller vi ska arvodera en person som inte har en egen firma.
Välj den blankett som hör till den organisation som ska betala.
Gör så här om blanketten inte summerar eller om den summerar fel: Spara ner blanketten till din egen enhet och öppna den med Acrobat Reader. Testa att byta ut ev. kommatecken mot punkt eller tvärt om.
Arvode, utlägg och milersättningsblankett EFS
3: Fakturera externa och interna kunder
Om du på EFS Riks (EFS kansli eller regionerna), Johannelund eller Salt ska skicka en kundfaktura, d.v.s. om det är din avdelning/region på EFS Riks eller Johannelund eller Salt som ska få pengar, ska du fylla i ett formulär för fakturaunderlag. Du fyller i olika formulär beroende på om det är en intern eller extern kund.
När du registrerat uppgifterna skickas fakturaunderlaget till ekonomiavdelningen som registrerar uppgifterna manuellt i ekonomisystemet och skickar kundfakturan därifrån.
4: Bankgiro, plusgiro, Swish
EFS, Johannelund och Salt har en rad olika bankgiron, plusgiron och Swish-nummer. Se dokumentet för fullständig förteckning:
5: Konto, kostnadsbärare och projekt
Följande dokument innehåller EFS och Salts konton, kostnadsbärare (kostnadsställen) och projekt:
6: Fakturaadress
Vår fakturaadress är: Box 23001, 750 23 Uppsala. Meddela leverantören (de som ska skicka fakturan till oss) att ditt namn ska anges som referens på fakturan.
Fakturorna ska helst skickas elektroniskt som PDF via e-post eller som e-faktura. PDF-fakturor skickas till:
- faktura@efs.nu (fakturor till EFS)
- saltfaktura@efs.nu (fakturor till Salt)
- faktura@johannelund.nu (fakturor till Johannelund)
Kontakta ekonomi@efs.nu om leverantören uppger att de kan skicka e-faktura så förmedlar vi den information som behövs.
7: Kontakt
Kontakta ekonomiavdelningen genom att mejla ekonomi@efs.nu.
Du hittar kontaktuppgifter till ekonomiavdelningens personal på sidan https://www.efs.nu/kontakta-oss/.