Processen av fullmakter och fullmaktsgranskning ersätts av en ombudsregistrering. En länk för att registrera vem som representerar din förening har skickats ut till din ordförande under v 15 via e-post. I mejlet står det hur många ombud din förening har rätt att anmäla. 

OBS. För att kunna genomföra årsmötet digitalt behöver varje ombud dels ha en personlig e-postadress, samt ha tillgång till en enhet med webbläsare (smarttelefon, surfplatta eller dator). För varje ombud ska du registrera förnamn, efternamn, e-postadress, födelseår. 

I ombudsanmälan anges också suppleanter och deras e-postadress. Suppleanten får tillgång till systemet (läs- och yttranderättigheter) genom inbjudan. Om en suppleant ersätter ett ombud behöver suppleanten meddela detta för att få tilldelas röstbehörighet i VoteIT. Kontakta  i så fall ombud@efs.nu

Runt den 8 maj kommer alla ombud som registrerats av föreningar få ett mejl med inbjudan att skapa en användare i VoteIt. Registrerade ombud får genom att använda mejlet rättighet att läsa, samtala och när årsmötet inleds lägga förslag och rösta. Suppleanter får rättighet att läsa och samtala. Om du inte är ombud kommer det gå att själv registrera sig för att få läsrättigheter. Som EFS-medlem kan du också höra av dig till EFS riks om du vill få rätt att yttra dig (skriva) i VoteIt.

Den 8 maj öppnar en årsmötesskola i VoteIT. Mellan den 8-21 maj behöver du som ombud bekanta dig med systemet och testa de olika funktionerna innan årsmötet öppnar den 22 maj. I menyn till vänster, under “Pågående”, finns det ett antal fiktiva ärenden som du kan rösta om, lägga förslag på och skriva kommentarer. Innan årsmötets öppnande bör du ha läst igenom samtliga fiktiva ärenden, samt genomfört minst en omröstning, skrivit ett förslag och en kommentar. Detta är nödvändigt för att du ska kunna vara så förberedd som möjligt när årsmötet drar igång, liksom för att du ska hinna få den support och hjälp du behöver.

Från och med den 8 maj kommer du också kunna se och läsa om årsmötets dagordningspunkter i VoteIt. Dagordningspunkterna finns under “Kommande” i menyn till vänster. I varje dagordningspunkt finns tillhörande handling som du kan läsa och ställa frågor på. I vissa av dagordningspunkterna finns det även en inspelad föredragning som du kan titta på. För att ställa din fråga klickar du på “Nytt inlägg” i diskussionsspalten, skriver din fråga och klickar sedan på “Spara”. Då kommer ditt inlägg att synas för alla, och ansvarig för respektive årsmöteshandling kommer sedan att svara på ditt inlägg.

Diskussionsspalten finner du i dagordningspunkten, längst ner på sidan. Det är den högra spalten.

Observera att det inte är möjligt att lägga förslag på årsmötets dagordningspunkter förrän årsmötet öppnar den 22 maj.

I enlighet med kallelsen kommer EFS årsmöte genomföras 22-23 maj. Årsmötet kommer inledas och avslutas med en Live-sändning på efsplay.nu och i systemet VoteIt. Därefter behandlas årsmötets dagordningspunkter i några steg enligt en tidsplan som fastställs av årsmötet den 22 maj. Tidsplanen reglerar när diskussion respektive beslut sker på dagordningens punkter. Mer information om detta kommer.

Ombuden och ersättare får tillgång till VoteIT 14 dagar före årsmötet för att hinna bekanta sig med systemet samt delta i diskussioner. Genom en årsmötesskola i systemet lär du dig enkelt att hantera systemets funktioner. Föredragningslista och årsmöteshandlingar kommer att finnas tillgängliga i VoteIT samt på EFS hemsida.

Från och med att inbjudningarna till VoteIT skickas ut via e-post kommer det finnas möjlighet till telefonsupport. Vi vill också uppmuntra att föreningar försöker hjälpas åt så mycket det går. Kom gärna samman i mindre grupper och hjälp varandra i den mån det är möjligt. Ta hänsyn till Folkhälsomyndighetens rekommendationer om ni samlas.

Du får tillgång till VoteIt genom två enkla steg

1. Klicka på länken i e-postmeddelandet
   Du kommer ungefär den 8 maj att få ett e-postmeddelande till den e-post som din ordförande angav när du ombudsregistrerades. I detta meddelande finns instruktioner, en lista på vilka rättigheter du har under själva mötet samt en länk som du ska klicka på för att få tillgång till systemet.
2. Skapa konto
   När du har klickat på länken i e-post meddelandet kommer du in på en sida där du skapar ditt konto. Informationen du behöver lämna är ditt fullständiga namn, skapa ett användarID (Viktigt att ditt namn står i användarID:t som det gör på bilden under) och skapa ett lösenord. Det ser ut såhär:

När du kommit in i VoteIt gör du följande

1. Hitta till rätt möte. När du har skapat ditt konto behöver du hitta till rätt möte. Det gör du enklast genom att titta i e-postmeddelandet du fick. Där finns det en länk som du kan klicka på.
2. Mötesordning. När du kommit in i mötet så kan du se mötesordningen till vänster under fliken “Dagordning”. Här ser du vilken punkt som pågår just nu under “Pågående”, vilka punkter som väntar på att avhandlas under “Kommande” och de punkter som är klara under “Avslutad”.
3. Pågående punkt. Gå in i den pågående punkten för att delta. I punkten kan du läsa andras inlägg, lägga till egna förslag samt delta i diskussion.

Alla EFS medlemmar har yttranderätt under årsmötet. Från den 8 maj kan du själv registrera dig på efs.voteit.se och direkt läsrättigheter och kan på så sätt läsa och se vad som händer. Är du EFS-medlem har du yttranderätt under årsmötet men för att kunna samtala behöver du mejla ombud@efs.nu och uppge ditt användarnamn i VoteIt. Då kontrolleras ditt medlemsskap i EFS mot medlemsregistret och administratörerna utökar rättigheter i VoteIt så att du kan skriva förslag. Du kan också ringa till telefonsupporten för att få utökade rättigheter i VoteIt.

Om du exempelvis har en fråga om årsredovisningen, så klickar du först på dagordningspunkten till vänster med den ekonomiska redovisningen. Sedan klickar du på “Nytt inlägg” i diskussionsspalten, skriver din fråga och klickar på “Spara”. Då kommer ditt inlägg att synas för alla, och ansvarig för respektive årsmöteshandling kommer sedan att svara på ditt inlägg.

Under dagordningen till vänster ser du alla punkter som kommer upp under mötet. Under fliken “Pågående” ser du de dagordningspunkter som samtals eller röstas om just nu. Under “Kommande” har du resterande dagordningspunkter och under “Avslutad” har du de som är avklarade. Du kan alltid gå tillbaka för att se vilka beslut som har tagits.

I förslagskolumnen finns möjligheten att lämna förslag. Tryck på “Lägg till förslag” under spalten “Förslag” för att bidra med ett eget förslag. Tryck på “Spara”.
Observera att du inte kan lägga förslag innan årsmötet öppnats den 22 maj.

I VoteIt kan du självklart samtala och diskutera årsmötes punkter. Det gör du genom att skriva inlägg i diskussionsfältet. Tryck på “Nytt inlägg” under spalten “Diskussion”. Skriv ned dina argument och tryck på “Spara”.
Vill du svara på ett tidigare inlägg klickar du på knappen “Svara” under det inlägget. Då skickas en avisering till den som skrev det tidigare inlägget.

Fram tills årsmötet öppnas 22 maj kan du i diskussionsfältet ställa frågor på föredragningen av punkten.

När det är dags för en omröstning dyker denna upp i den pågående punkten. Man kan också se att en omröstning har startats genom att en grön siffra dyker upp i fliken som heter “Omröstningar”. Här hittar du även alla pågående omröstningar. Omröstningarna bygger på de förslag som lagts av mötets medlemmar, eller exempelvis valberedningens förslag. För att rösta, tryck på den gröna knappen där det står “Rösta”.
Du kommer också få ett mejl när det finns en omröstning för dig att rösta i.

På ett digitalt årsmöte kan man inte använda acklamation på samma sätt som vid ett fysiskt årsmöte. I samband med att man beslutar om dagordningen beslutar man även om ett schema som årsmötet följer. I schemat framgår det vid vilken tidpunkt mötet kommer gå till beslut i respektive fråga. Det innebär att om man önskar lägga ett förslag behöver man ha gjort det inom den angivna tidsramen.
Alla omröstningar, även de som i ett vanligt årsmöte görs med acklamation görs genom en votering i VoteIt.

VoteIt:s erfarenhet är att det sällan är de med hög medelålder som har problem med VoteIT, utan främst de som är ovana vid årsmöten överlag. Det tekniska är lättare än kontrapropositionsvoteringar. Vi vill dock ändå uppmuntra till att välja ombud som är något mer vana vid att hantera en dator, liksom har en dator eller har möjlighet att låna en. Det går också bra att använda VoteIT på surfplattan eller mobilen, men VoteIt är bäst lämpad för en datorskärm.

Varje ombud på årsmötet behöver ha en unik personlig e-postadress. Vi rekommenderar också att så långt som det är möjligt har varje ombud en egen dator eller surfplatta under årsmötet. Det går dock att dela på en enhet men då behöver ni vara noga med att logga ut från den ena användaren och logga in på den andra när båda ska rösta eller samtala.

VoteIT fungerar enligt RFSL med skärmuppläsare. RFSL har användartestat systemet, men VoteIT garanterar dock inte att det fungerar för alla funktioner.