Ett ombud är en representant för sin förening och kan tala och rösta i föreningens ställe på årsmötet. 

Som ombud för din förening är du ansvarig för att föra fram föreningens åsikter i de frågor som finns på dagordningen. Det kan du göra genom att skriva i det digitala mötet, begära ordet i hybridmötet och rösta vid omröstningar.

Du får också föra fram dina egna åsikter och tankar om du tänker annorlunda än föreningen som helhet, men när du röstar bör du rösta i enlighet med föreningens mening.

Det är din förening som kan utse dig till ombud, antingen på ert årsmöte eller vid ett styrelsemöte om föreningen har gett sin styrelse i uppdrag att utse ombud.

Den som är registrerad medlem i en förening eller grupp ansluten till EFS kan bli ombud för sin förening eller grupp.

Du har din förenings stöd – de har förtroende för dig!

Du har möjlighet att fråga din förenings styrelse eller EFS organisationssekreterare om du har frågor kring förberedelse, handlingar och vad du ska tänka på. Du kommer i kontakt med EFS organisationssekreterare genom att mejla till ombud@efs.nu eller ring Tea Gustavsson 073-856 94 30.

Arbetet som ombud har fyra faser:

• Förberedelser – be, läsa årsmöteshandlingar, samla in föreningens tankar om de frågor som behandlas på årsmötet, testa din inloggning i VoteIT innan årsmötet börjar. Tidsåtgång: ca 3 h
• Diskussion – delta i diskussioner i VoteIT rörande de frågor som behandlas på årsmötet under årsmötets gång. Tidsåtgång: ca 1 h innan hybridmötet + 4 h under hybridmötet.
• Omröstningar – rösta i VoteIT under de olika omröstningsperioderna. Tidsåtgång: ca 30 min
• Efterarbete – informera föreningen om de beslut som fattats. Tidsåtgång: ca 30 min

Det finns två huvudsakliga funktioner med ett årsmöte:

Den första är att granska styrelsens arbete under det föregående året. Dels granskar man att styrelsen har gjort det som årsmötet beslutet, dels ser man så att det inte finns tecken på korruption eller misskötsel.

Den andra är att vara med och påverka hur EFS ska arbeta i framtiden, vad man ska prioritera och satsa på, vilka personer som ska utses till EFS styrelse och ta ställning till förslag som kommit in till årsmötet från medlemmar och föreningar. Det som beslutas på årsmötet ligger till grund för EFS inriktning och arbete under året och kommande år.

Vi har fått världens viktigaste uppdrag – att verka för att människor och samhällen blir förvandlade av Jesus. Uppdraget är större än någon enskild – alla behövs, och du har något att bidra med.

Detta gäller också EFS årsmöten, där viktiga beslut fattas om inriktning, framtid, resurser och styrelse. När ombuden förbereder sig i bön, samtal och genom att ta del av årsmöteshandlingarna kan vi lita på Guds ledning i besluten. Att vara ombud är därför en viktig del av att verka i enlighet med EFS vision.

Vad EFS ska göra bestäms av årsmötet genom ombudens röster. Du som ombud kan alltså påverka EFS arbete i hög grad. Man kan också påverka genom att skriva förslag (motioner) till EFS årsmöte, men det behöver man inte vara ombud för att kunna göra. Däremot är det endast ombud som får rösta om förslagen.

EFS årsmöten pågår normalt under fem dagar, men med varierande tidsåtgång. De fyra första dagarna är helt digitala och du som ombud deltar hemifrån. Den femte dagen är i hybridmötesform, där du som ombud kan välja om du vill delta på plats under EFS och Salts årsmöteskonferens eller om du vill delta digitalt hemifrån.

Dag 1: Årsmötet brukar starta i en livesändning på kvällstid, ca 45 min, där du som ombud måste koppla upp dig en viss tid. Omröstningsperiod 1 startar därefter och pågår under en timmes tid, men du som ombud kan rösta närsomhelst under den timmen. Det tar ca 5 min för dig som ombud att rösta i de ärenden som ingår i omröstningsperiod 1.

Dag 2: Årsmötet är öppet i VoteIT kl 08.00-21.00 och då kan du som ombud under den tiden när som helst gå in och delta i diskussioner, ställa frågor eller kanske lämna ett förslag.

Dag 3: Årsmötet är öppet i VoteIT kl 08.00-21.00 och då kan du som ombud under den tiden när som helst gå in och delta i diskussioner, ställa frågor eller kanske lämna ett förslag. 

Dag 4: Årsmötet är öppet i VoteIT kl 08.00-20.00. Omröstningsperiod 2 pågår under den sista timmen, men du som ombud kan rösta närsomhelst under den timmen. Det tar ca 5 min för dig som ombud att rösta i de ärenden som ingår i omröstningsperiod 2. 

Dag 5: Årsmötet avslutas med ett hybridmöte där ombud kan välja att delta fysiskt på plats i årsmöteskonferensen eller digitalt via Zoom. Hybridmötet pågår ca 4,5 h med start kl 13. Du som ombud behöver vara med aktivt under hela den tiden för att kunna delta i debatt och omröstningar i de ärenden som fortfarande återstår.

Under den digitala delen diskuteras och beslutas främst om saker som hänt föregående år. På hybridmötet diskuteras och beslutas främst om framtiden; rambudget för kommande år, vilka som ska sitta i styrelsen, vilken handlingsplan EFS ska arbeta efter och hur årsmötet ställer sig till de förslag, motioner, som har kommit in till årsmötet.

Antalet ombud som en viss förening får skicka beror på hur många medlemmar föreningen har. Reglerna för antal ombud står i EFS stadgar och finns tillgängliga på efs.nu/arsmoteshandlingar. Det skickas också ut brev till alla föreningsordförande och kontaktpersoner där det anges vilket antal ombud de kan skicka till årets årsmöte. 

Utifrån medlemsantalet i EFS 2025 är det maximala antalet ombud runt 600 stycken, men långt ifrån alla EFS-föreningar väljer att skicka ombud eller skickar färre ombud än de har rätt till, så de senaste åren har ca 250-300 ombud deltagit i årsmötet. 

Det är mer gynnsamt för det demokratiska inflytande i rörelsen om fler ombud deltar i årsmötet, så om du aldrig varit ombud tidigare, våga prova på!

Frågorna i årsmötet rör dels det gångna verksamhetsåret där ombuden beslutar om man vill godkänna bokslut, verksamhetsberättelse och styrelsens arbete eller inte. Man beslutar också om handlingsplan, rambudget för kommande år, vilka personer som ska sitta i EFS styrelse, vilka personer som ska sitta i valberedningen och vilka revisorer EFS ska ha. Detta är viktigare än man många gånger tror. Dessutom fattar man beslut om de förslag (motioner och propositioner) som kommit in till årsmötet.

Det är en investering i framtiden att sända ombud till årsmötet – överväg att betala ombudens resor och  boende under årsmöteskonferensen.

Hjälp de utsedda ombuden att samla in föreningens tankar om inkomna motioner till årsmötet genom att planera in ett föreningsmöte eller styrelsemöte två veckor innan årsmötet. Då finns alla handlingar tillgängliga på efs.nu för alla att ta del av.

Uppmuntra nya personer att vara ombud. Det är viktigt att fler personer får möjlighet att prova på att vara ombud och lära sig årsmötesformen om vi ska kunna bevara det demokratiska inflytandet i EFS.

Erbjud er att gå igenom handlingar tillsammans med ett nytt ombud och svara på frågor. T.ex. kan ekonomiansvarig gå igenom bokslut och budget och förklara hur man ska läsa och förstå handlingarna.

Gå gärna till din ordförande och säg att du är intresserad av att vara ombud. Det brukar tas emot med tacksamhet!

Prata med din förening i förväg – vad tycker vi? Finns det någon fråga på dagordningen som vi som förening vill påverka extra kring? 

Om det är första gången du är ombud på ett årsmöte, våga fråga om sådant du undrar över! Fråga din förenings styrelse, mejla till ombud@efs.nu eller ring org.sek Tea Gustavsson på 073-856 94 30.

Att komma till årsmöteskonferensen är ett sätt att knyta kontakter i rörelsen, se och höra senaste nytt i rörelsen (nya missionärer, nya satsningar, fokusområden bl.a.) och vara en del av det pågående samtalet. Det är också ett tillfälle att komma samman som rörelse och söka Gud. Oavsett om man är ombud eller inte är man med och stärker rörelsen genom att vara närvarande. Det kommer att hjälpa dig själv att få en överblick över hela rörelsen och inte bara ditt lokala sammanhang.

Alla medlemmar har rätt att begära ordet under årsmötet under de ärenden som finns i föredragningslistan. Det är alltså inte bara ombuden som får yttra sig, men det är bara ombuden som har möjlighet att lägga förslag till beslut och rösta om de förslag som lagts.

För att delta i den digitala delen av årsmötet utan att vara ombud gör du följande:

• Gå till EFS.voteit.se i webbläsaren
• Logga in och skapa dig en användare (instruktion om hur du gör detta finns här!)
• Leta upp årsmötet under dina möten eller klicka på länken till EFS årsmöte 2026 i högerspalten.
• Om du vill få möjlighet att yttra dig kontaktar du ombud@efs.nu och begär att få yttranderätt i mötet. Mötesledningen granskar att du finns med i EFS medlemsregister och ger dig sedan rätt behörighet i systemet.

För att delta i hybridmötet kan du antingen vara på plats på årsmöteskonferensen eller logga in i VoteIT enligt ovan och där klicka på länken till videokonferensen för mötet.

Du som inte är medlem i EFS har ändå rätt att vara närvarande under årsmötet som åhörare, men du har inte rätt att begära ordet, lägga förslag eller att rösta.

Alla inlägg i EFS årsmöte, både digitala och muntliga, behöver följa dessa regler. Inlägg i VoteIT som bryter mot dessa kommer att modereras. Under hybridmötet är det mötesordförandens ansvar att se till att dessa regler efterföljs.

• Håll god ton och var respektfull och artig.
• Håll dig till det aktuella ärendet i dagordningspunkten.
• Inga personpåhopp får förekomma.
• Vid styrelseval är det bara tillåtet att plädera för någon.

Dessutom:

• Det är alltid slagkraftigare att lyfta fram vad du tror på än att klanka ned på det du inte tror på.
• Tänk på att ironi och sarkasm lätt kan missuppfattas i text.
• På internet blir man ibland lite modigare än vad man skulle vara annars. Säg bara det du skulle vilja och våga säga till någon ansikte mot ansikte.