Lär dig använda VoteIT

Se filmen nedan för att lära dig använda VoteIT

Använd inte denna – visas inte
Om VoteIT

VoteIT är ett system för digitala årsmöten utvecklat i Sverige enligt svensk föreningstradition och för att följa svenska lagar. Systemet har använts i tio år och är väl beprövat. Genom systemet kan man både få ett digitalt stöd och tex genomföra röstning och fastställa beslutsordningar på ett vanligt årsmöte där ombuden möts i samma fysiska lokal och ha ett helt digitalt textbaserat årsmöte. EFS årsmöte kommer vara helt textbaserat. Det innebär att alla samtal, diskussioner, yrkanden och omröstningar sker genom att ombud och deltagare med yttranderätt skriver texter på ett slutet forum på internet.

Föreningen VoteIT har erfarenhet av många stora och komplicerade årsmöten och kommer finnas till hands för stöd och support under EFS årsmöte.

Vanliga frågor om VoteIt

Att komma igång med VoteIt

Använd inte denna – visas inte
Hur använder jag VoteIT?

Ombuden och ersättare får tillgång till VoteIT 14 dagar före årsmötet för att hinna bekanta sig med systemet samt delta i diskussioner. Genom en årsmötesskola i systemet lär du dig enkelt att hantera systemets funktioner. Föredragningslista och årsmöteshandlingar kommer att finnas tillgängliga i VoteIT samt på EFS hemsida.

Kan jag få teknisk support?

Från och med att inbjudningarna till VoteIT skickas ut via e-post kommer det finnas möjlighet till telefonsupport. Vi vill också uppmuntra att föreningar försöker hjälpas åt så mycket det går. Kom gärna samman i mindre grupper och hjälp varandra i den mån det är möjligt. Ta hänsyn till Folkhälsomyndighetens rekommendationer om ni samlas.

Hur får jag som är registrerat ombud eller ersättare tillgång till VoteIT?

Du får tillgång till VoteIT genom två enkla steg

  1. Klicka på länken i e-postmeddelandet
    Du kommer ungefär den 30 april att få ett e-postmeddelande till den e-post som din ordförande angav när du ombudsregistrerades. I detta meddelande finns instruktioner, en lista på vilka rättigheter du har under själva mötet samt en länk som du ska klicka på för att få tillgång till systemet.
  2. Skapa konto
    När du har klickat på länken i e-post meddelandet kommer du in på en sida där du skapar ditt konto. Informationen du behöver lämna är ditt fullständiga namn, skapa ett användarID (Viktigt att ditt namn står i användarID:t som det gör på bilden under) och skapa ett lösenord. Det ser ut såhär:

När du kommit in i VoteIT gör du följande

  1. Hitta till rätt möte. När du har skapat ditt konto behöver du hitta till rätt möte. Det gör du enklast genom att titta i e-postmeddelandet du fick. Där finns det en länk som du kan klicka på.
  2. Mötesordning. När du kommit in i mötet så kan du se mötesordningen till vänster under fliken “Dagordning”. Här ser du vilken punkt som pågår just nu under “Pågående”, vilka punkter som väntar på att avhandlas under “Kommande” och de punkter som är klara under “Avslutad”.
  3. Pågående punkt. Gå in i den pågående punkten för att delta. I punkten kan du läsa andras inlägg, lägga till egna förslag samt delta i diskussion.
Hur får jag tillgång till VoteIT om jag inte är ombud?

Alla EFS medlemmar har yttranderätt under årsmötet. Från den 30 april kan du själv registrera dig på efs.voteit.se . Då får du läsrättigheter och kan på så sätt läsa och se vad som händer. Är du EFS-medlem har du yttranderätt under årsmötet men för att kunna samtala behöver du mejla ombud@efs.nu och uppge ditt användarnamn i VoteIT. Då kontrolleras ditt medlemskap i EFS mot medlemsregistret och administratörerna utökar rättigheter i VoteIT så att du kan skriva förslag. Du kan också ringa till telefonsupporten för att få utökade rättigheter i VoteIT.

Hur genomförs årsmötet?

Använd inte denna – visas inte
Hur kan jag ställa en fråga om årsmöteshandlingar

Om du exempelvis har en fråga om årsredovisningen, så klickar du först på dagordningspunkten till vänster med den ekonomiska redovisningen. Sedan klickar du på “Nytt inlägg” i diskussionsspalten, skriver din fråga och klickar på “Spara”. Då kommer ditt inlägg att synas för alla, och ansvarig för respektive årsmöteshandling kommer sedan att svara på ditt inlägg.

Hur ser jag dagordningen i VoteIT?

Under dagordningen till vänster ser du alla punkter som kommer upp under mötet. Under fliken “Pågående” ser du de dagordningspunkter som samtals eller röstas om just nu. Under “Kommande” har du resterande dagordningspunkter och under “Avslutad” har du de som är avklarade. Du kan alltid gå tillbaka för att se vilka beslut som har tagits.

Hur lägger jag förslag/yrkanden?

I förslagskolumnen finns möjligheten att lämna förslag. Tryck på “Lägg till förslag” under spalten “Förslag” för att bidra med ett eget förslag. Tryck på “Spara”.
Observera att du inte kan lägga förslag innan årsmötet öppnats den 14 maj.

Hur samtalar och diskuterar jag?

I VoteIT kan du självklart samtala och diskutera årsmötes punkter. Det gör du genom att skriva inlägg i diskussionsfältet. Tryck på “Nytt inlägg” under spalten “Diskussion”. Skriv ned dina argument och tryck på “Spara”.
Vill du svara på ett tidigare inlägg klickar du på knappen “Svara” under det inlägget. Då skickas en avisering till den som skrev det tidigare inlägget.

Fram tills årsmötet öppnas 14 maj kan du i diskussionsfältet ställa frågor på föredragningen av punkten.

Hur röstar jag?

När det är dags för en omröstning dyker denna upp i den pågående punkten. Man kan också se att en omröstning har startats genom att en grön siffra dyker upp i fliken som heter “Omröstningar”. Här hittar du även alla pågående omröstningar. Omröstningarna bygger på de förslag som lagts av mötets medlemmar, eller exempelvis valberedningens förslag. För att rösta, tryck på den gröna knappen där det står “Rösta”.
Du kommer också få ett mejl när det finns en omröstning för dig att rösta i.

Hur genomförs vanliga beslut med acklamation?

På ett digitalt årsmöte kan man inte använda acklamation på samma sätt som vid ett fysiskt årsmöte. I samband med att man beslutar om dagordningen beslutar man även om ett schema som årsmötet följer. I schemat framgår det vid vilken tidpunkt mötet kommer gå till beslut i respektive fråga. Det innebär att om man önskar lägga ett förslag behöver man ha gjort det inom den angivna tidsramen.
Alla omröstningar, även de som i ett vanligt årsmöte görs med acklamation görs genom en votering i VoteIT.

Tekniska frågor

Använd inte denna – visas inte
Är hög medelålder eller dåliga datorkunskaper ett problem för att använda VoteIT?

VoteIT:s erfarenhet är att det sällan är de med hög medelålder som har problem med VoteIT, utan främst de som är ovana vid årsmöten överlag. Det tekniska är lättare än kontrapropositionsvoteringar. Vi vill dock ändå uppmuntra till att välja ombud som är något mer vana vid att hantera en dator, liksom har en dator eller har möjlighet att låna en. Det går också bra att använda VoteIT på surfplattan eller mobilen, men VoteIT är bäst lämpad för en datorskärm.

Vi är två ombud i samma hushåll, måste vi ha varsin dator?

Varje ombud på årsmötet behöver ha en unik personlig e-postadress. Vi rekommenderar också att så långt som det är möjligt har varje ombud en egen dator eller surfplatta under årsmötet. Det går dock att dela på en enhet men då behöver ni vara noga med att logga ut från den ena användaren och logga in på den andra när båda ska rösta eller samtala.

Fungerar VoteIT för den som inte ser?

VoteIT fungerar enligt RFSL med skärmuppläsare. RFSL har användartestat systemet, men VoteIT garanterar dock inte att det fungerar för alla funktioner.