Nedan följer några tips för hur man kan mötas, samtala och dela gemenskap via digitala plattformar. Vilken plattform du väljer beror helt och hållet vilket slags möte som ska hållas och vilken plattform du som anordnare är trygg med att hantera

Telefonkonferens

En telefonkonferens är en bra lösning för kortare avstämningar där det inte är nödvändigt att se deltagarnas reaktioner. Om du ska ha en telefonkonferens så tänk på följande:

• Som mötesledare behöver du vara tydlig och strukturerad. Fördela ordet och var noga med att bjuda in andra deltagare att säga sitt.
• En god ordning är att alltid i ett telefonmöte inleda med att säga sitt namn i alla inlägg under hela mötet.

RixMötet

foretag.comhem.se/rixmoten-gratis

RixMötet är gratis telefonkonferens för max fem deltagare.

Gör så här:

1. Ring 08-5000 5000
2. Välj en sex-siffrig personlig kod för att starta telefonkonferensen.
3. Be samtliga deltagare ringa in på telefonnummer 08-5000 5000, och ange den kod du valde.

Telefonkonferens för fler än fem deltagare

Videomöten

Videomöten är en bra möjlighet att mötas digitalt och ändå se varandra. Den tekniska tröskeln är högre än för en telefonkonferens men det sociala utbytet är av en annan karaktär. Några tips för alla videomöten:

• Alla deltagare bör använda headset/hörlurar och avaktivera sin mikrofon när de inte talar.
• Undvik störande bakgrundsljud som klickande pennor eller husdjur.
• Mötesledaren behöver vara tydlig och strukturerad. Fördela ordet, ha en tydlig dagordning och se till att alla blir hörda.
• Kom överens om hur man begär ordet i just detta möte. Olika plattformar erbjuder olika lösningar och mötets storlek gör att olika lösningar är att föredra.

Google Meet

Alla som har en e-postadress från EFS (@efs.nu) har möjlighet att använda företagslösningen för videokonferenser från Google. En introduktionsfilm för hur du hanterar Google Meet finns här: https://youtu.be/YonpTfqiIMI

Tänk på följande:

• Du som har EFS-adressen behöver delta i mötet för att släppa in deltagare utan EFS-adress.
• Det går maximalt att vara 250 deltagare i en Meet, men ju fler det är desto krångligare logistiskt.
• Du bör använda webbläsaren Google Chrome eller telefonapparna för Google Meet

Här kan du ladda ner en lathund om hur deltagarna ansluter till det möte du skapat i Google Meet. Perfekt att mejla ut till dina deltagare. 

Jitsi Meet

meet.jit.si

Jitsi Meet är ett enkelt och gratis verktyg som fungerar i webbläsaren Chrome. Inga konton eller registreringar behövs.

Gör så här:

1. Starta webbläsaren Chrome
2. Gå in på länken https://meet.jit.si/
3. Ange ett valfritt unikt namn på mötet t ex ”EFSStyrelseBurea2020”
4. Starta videomötet
5. Dela URL:en till med de som ska delta i videomötet. (Påminn dem om att länken måste öppnas i webbläsaren Chrome)

Zoom

zoom.us

Zoom är den just nu snabbast växande plattformen för videomöten. Den är stabil och gratis för möten på 2-3 personer eller max 40 minuter. För fler personer och längre tider betalas en låg månadskostnad. Den som skapar ett mötesrum måste ha ett konto (gratis eller abonnemang) och deltagarna kan ansluta utan konto.

Zoom fungerar direkt i webbläsaren men bäst i deras egen programvara.

Gör såhär:>

1. Gå till zoom.us
2. Registrera ett konto och logga in
3. Ladda ner zoom-klienten zoom.us/download
4. Skapa ett möte via webbsidan eller klienten (”Host a meeting/New meeting”).
5. Klicka ”invite” och bjud in övriga deltagare t.ex. via e-post
6. Deltagarna ansluter enklast genom att klicka ”Join a meeting” på webbsidan eller i zoom-klienten och ange ”Mötes-id” .
7. Om deltagarna klickar på länken i inbjudan får de upp en dialogruta som frågar om de vill installera klienten. Dialogrutan kan stängas ner och på sidan kan man klicka på ”Anslut i webbläsaren”