Ombuden och ersättare får tillgång till VoteIT sju dagar före årsmötet för att hinna bekanta sig med systemet. Information går ut via mejl till den i ombudsregistreringen registrerade epost-adressen. Genom en årsmötesskola i systemet lär du dig enkelt att hantera systemets funktioner. Föredragningslista och årsmöteshandlingar kommer att finnas tillgängliga i VoteIT samt på EFS hemsida.

Alla EFS medlemmar har yttranderätt vid EFS årsmöte. Personer som inte än är medlem är välkomna med som åhörare. 

För att delta i VoteIT utan att vara föranmäld gör du följande:

• Gå till EFS.voteit.se i webläsaren
• Logga in och skapa dig en användare (instruktion om hur du gör detta finns här!)
• Leta upp årsmötet under dina möten eller klicka på länken till EFS årsmöte 2023 i högerspalten.
• Om du vill få möjlighet att yttra dig kontaktar du ombud@efs.nu och begär att få yttranderätt i mötet. Mötesledningen granskar att du finns med i EFS medlemsregister och ger dig sedan rätt behörighet i systemet.

För att delta i hybridmöte kan du antingen vara på plats på årsmöteskonferensen eller logga in i VoteIT enligt ovan och där klicka på länken till videokonferensen för mötet.

Om du exempelvis har en fråga om årsredovisningen, så klickar du först på dagordningspunkten till vänster med den ekonomiska redovisningen. Sedan klickar du på ”Nytt inlägg” i diskussionsspalten, skriver din fråga och klickar på ”Spara”. Då kommer ditt inlägg att synas för alla, och ansvarig för respektive årsmöteshandling kommer sedan att svara på ditt inlägg.

Under dagordningen till vänster ser du alla punkter som kommer upp under mötet. Under fliken ”Pågående” ser du de dagordningspunkter som är öppna för samtal eller som ligger öppna för omröstning. Under ”Kommande” har du resterande dagordningspunkter och under ”Avslutad” har du de som är avklarade. Du kan alltid gå tillbaka för att se vilka beslut som har tagits.

I förslagskolumnen finns möjligheten att lämna förslag. Tryck på ”Lägg till förslag” under spalten ”Förslag” för att bidra med ett eget förslag. Tryck på ”Spara”. Möjligheten att lägga till förslag kommer att stängas under nattetid, men öppnas på nytt på morgonen i enlighet med de tider som anges i föredragningslistan (publiceras i mars).

I VoteIT kan du självklart samtala och diskutera årsmötets punkter. Det gör du genom att skriva inlägg i diskussionsfältet. Tryck på ”Nytt inlägg” under spalten ”Diskussion”. Skriv ned dina argument och tryck på ”Spara”. Vill du svara på ett tidigare inlägg klickar du på knappen ”Svara” under det inlägget. Då skickas en avisering till den som skrev det tidigare inlägget.

När det är dags för en omröstning dyker denna upp i den pågående punkten. Man kan också se att en omröstning har startats genom att gå in under ”omröstningar” i menyn till vänster. Här hittar du alla pågående omröstningar. Omröstningarna bygger på de förslag som lagts av mötets medlemmar, eller exempelvis valberedningens förslag. För att rösta, tryck på omröstningen och gör ditt val.

På ett digitalt årsmöte kan man inte använda acklamation på samma sätt som vid ett fysiskt årsmöte. I samband med att man beslutar om dagordningen beslutar man även om ett schema/tidsplan som årsmötet följer. I tidsplanen framgår det vid vilken tidpunkt mötet kommer gå till beslut i respektive fråga. Det innebär att om man önskar lägga ett förslag behöver man ha gjort det inom den angivna tidsramen.
Alla omröstningar, även de som i ett vanligt årsmöte görs med acklamation, görs genom en votering i VoteIT.

VoteIT:s erfarenhet är att det sällan är de med hög medelålder som har problem med VoteIT, utan främst de som är ovana vid årsmöten överlag. Det tekniska är lättare än kontrapropositionsvoteringar. Alla ombud måste däremot ha tillgång till en dator, surfplatta eller smartphone med internetuppkoppling för att kunna delta i årsmötet. För att delta på distans under den avslutande hybridmötesdelen behövs även tillgång till enhet med kamera och mikrofon. 

Läs mer om tekniska krav på ombud och deltagande på denna sida!

Varje ombud på årsmötet behöver ha en unik, personlig e-postadress som inte delas av något annat ombud. För att delta i hybrid-delen av årsmötet behöver varje ombud tillgång till en egen dator/surfplatta/smartphone med kamera och mikrofon under årsmötet.

VoteIT säger att systemet ska fungera med skärmuppläsare enligt uppgifter de fått från en medlemsorganisation. VoteIT garanterar dock inte att det fungerar för alla funktioner.